What are the new Computerised Invoicing Systems (CIS) and when do they come into force?

What are the new Computerised Invoicing Systems (CIS) and when do they come into force?

Royal Decree 1007/2023, of 5 December, approved the requirements to be adopted by the computer or electronic systems and programmes that support the invoicing processes of entrepreneurs and professionals, which are known as computerised invoicing systems or SIFs (also commonly known as VERI*FACTU, although this is only one of the SIFs contemplated). Its implementation has been delayed due to the lack of publication of the regulation, but the conditions for its implementation have now been established. The specific details and regulations governing this new electronic invoicing system were established in the ‘Crea y Crece’ law, enacted in September 2022.

It will be compulsory for all companies and self-employed workers who have a business activity and invoice digitally or with software used for this purpose. This covers invoices to companies, simplified invoices to consumers and any other electronic means of issuing documents supporting income. It does not affect, for example, the entrepreneur who invoices income on paper and does not keep an electronic or digital record. Companies that keep their VAT records through the Tax Agency’s electronic headquarters (SII-VAT) are not affected.

The Invoicing System will affect all revenue invoices issued. It does not matter whether the client company is a national company, an intra-Community operation or an export operation.

According to the published regulation, invoicing system providers will not be able to market any software that does not comply with the requirements of the SIF from 1 July 2025.

On the other hand, entrepreneurs will be obliged to use it from 1 January 2026, in the case of those who pay Corporate Tax (Limited Companies, Public Limited Companies, Civil Partnerships, etc.), while the deadline for the self-employed and those who pay Personal Income Tax will begin on 1 July 2026.

The main features of these systems are aimed at reinforcing the traceability and control of the invoicing of business income.

Among the two possible SIFs contemplated in the regulation, VERI*FACTU is included in the development of the Anti-Fraud Law. This has been promoted by the Tax Agency, and those who decide to use it will send invoices issued to the Tax Agency on a voluntary basis and in real time when they are issued.

What are the requirements for invoices under the new system?

– All invoices will carry a ‘tax’ QR code, on which the details of the invoice and the issuer can be read.

– They must have a ‘hash’ or digital fingerprint that provides information on the date and time the invoice was issued. This code prevents invoices from being modified.

– In addition, the system must ensure invoice traceability, preventing invoices from being substituted or not all invoices issued from being declared for tax purposes.

– Entrepreneurs who do not opt for a VERI*FACTU system and voluntarily send all invoices to the Tax Agency in real time must keep and ensure the integrity and unalterability of their invoice records for four years. Invoicing software shall be designed for this purpose.

– All invoices issued must be electronically signed by the entrepreneur.

The mandatory requirements to be met with the invoices issued shall not exempt or eliminate any other obligations concerning the keeping of accounting books and compliance with tax obligations. Therefore, even if the VERI*FACTU system is used, these obligations will remain the same.

¿Qué son los nuevos Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y cuándo entran en vigor?

¿Qué son los nuevos Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y cuándo entran en vigor?

El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre aprobó los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, que se denominan sistemas informáticos de facturación o SIF (también comúnmente conocido como VERI*FACTU, aunque este es solo uno de los SIF contemplados). Su aplicación ha sufrido retraso por la falta de publicación del reglamento, pero ya se han establecido los condicionantes para su puesta en marcha. Los detalles y normativas específicas que regirán este nuevo sistema de facturación electrónica fueron establecidos en la ley «Crea y Crece», promulgada en septiembre de 2022.

Será de obligado uso para todas las empresas y autónomos que tengan una actividad empresarial y facturen de forma digital o con un software usado para ello. Esto abarca las facturas a empresas, las facturas simplificadas a consumidores y cualquier otro medio electrónico de emisión de documentos justificativos de los ingresos. No afecta, por ejemplo, al empresario que realice sus facturas de ingresos en papel y no lleve un registro electrónico o digital. Quedan fuera aquellas compañías que lleven sus registros del IVA a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria (SII-IVA).

El Sistema de Facturación afectará a todas las facturas de ingresos emitidas. Da igual que la empresa sea nacional, o se trate de una operación intracomunitaria o exportación.

Según el reglamento publicado, las empresas proveedoras de sistemas de facturación no podrán comercializar ningún programa que no cumpla con los requisitos de los SIF desde el 1 de julio de 2025. 

Por otro lado, los empresarios deberán usarlo obligatoriamente desde el 1 de enero de 2026, en el caso de aquellos que tributen por Impuesto de Sociedades (Sociedades Limitadas, Sociedades Anónimas, Sociedades Civiles, etc), mientras que el plazo para autónomos y aquellos que tributen por IRPF comenzará el 1 de julio de 2026. 

Las principales características de estos sistemas van destinadas a reforzar la trazabilidad y el control de la facturación de los ingresos empresariales. 

Dentro de los dos posibles SIF que contempla la normativa, VERI*FACTU se incluye en el desarrollo de la Ley Antifraude. Éste ha sido impulsado por la Agencia Tributaria y, quiénes decidan acogerse a él, enviarán de forma voluntaria y en tiempo real las facturas emitidas a la Agencia Tributaria cada vez que se elaboren.

¿Cuáles son los requisitos de las facturas con el nuevo sistema?:

– Todas las facturas llevarán un código QR «tributario», en ella se podrán leer los datos de la factura y del emisor de la misma.

– Tener un «hash» o huella digital que dé datos sobre la fecha y hora de la emisión de la factura. Con este código se evita que las facturas se puedan modificar.

– Además, el sistema deberá asegurar la trazabilidad de la facturación, evitando que se sustituyan facturas o no se declaren tributariamente todas las emitidas.

– Los empresarios que no opten por un sistema VERI*FACTU y envíen en tiempo real voluntariamente todas las facturas a la Agencia Tributaria, deberán conservar y asegurar la integridad e inalterabilidad de sus registros de facturas durante cuatro años. Los software de facturación deberán estar diseñados a tal efecto. 

– Todas las facturas emitidas deberán estar firmadas electrónicamente por el empresario.

Los requisitos obligatorios a cumplir con las facturas emitidas no eximirán ni eliminarán ninguna otra obligación referente a la llevanza de libros contables y cumplimiento de las obligaciones tributarias. Por tanto, incluso si se acoge al sistema VERI*FACTU, dichas obligaciones continuarán siendo las mismas. 

Apex Brasil selecciona a HS Asesores como consultores para el mercado español

Apex Brasil selecciona a HS Asesores como consultores para el mercado español

La Agencia brasileña para la promoción de las exportaciones y la inversión (Apex Brasil) nos ha seleccionado como una de las consultoras de referencia para ayudar a las empresas brasileñas que quieran invertir en España o realizar proyectos de innovación o comercialización en el país. Este organismo presta apoyo internacional al ecosistema empresarial del país, apoyándose en la experiencia y el saber hacer de consultoras locales, con amplia trayectoria en la inversión extranjera. 

De esta forma, HS Asesores ha sido referenciada para prestar apoyo en la implantación de empresas brasileñas en España, por su amplia experiencia en fiscalidad internacional, movilidad internacional de trabajadores y operaciones internacionales de apertura de filiales. Asimismo, prestaremos apoyo a empresas cariocas que quieran introducir sus productos en nuestro país, encontrando socios comerciales o clientes. El área de innovación es especialmente relevante, al ser Brasil el país más puntero en generación de un ecosistema de startups local potente. También, cuenta con instrumentos relevantes para la generación de actividades innovadoras en el país. Puesto que HS Asesores colabora desde hace décadas en la asistencia y la gestión de proyectos de innovación para diversos organismos, como la UE, el BERD o el BID, prestaremos ayuda a las empresas innovadoras brasileñas que necesiten pilotar o validar sus proyectos en suelo europeo, así como aumentar sus posibilidades de inversión.

Nuestra empresa ya cuenta con experiencia en proyectos entre Brasil y España y con una red de socios en el país latinoamericano, con el que trabajamos conjuntamente para la generación de oportunidades de negocio e inversión, a través de diversos foros, como GMEC (Global Market Entry Consultants).

Sumamos así un nuevo organismo internacional que nos referencia para prestar este tipo de servicios, como Business Finland, Entreprise Ireland o Switzerland Global Entreprise.

Switzerland Global entreprise selects HS Asesores to support Swiss companies in Spain

Switzerland Global entreprise selects HS Asesores to support Swiss companies in Spain

Switzerland Global Enterprise is the Swiss Government entity in charge of promoting and facilitating the export of Swiss companies and investment in the country. To provide these support services, it collaborates with approved companies in the different countries in which it has offices, as they have been selected as preferential markets.

Our company was selected by this organisation to provide implementation and consultancy services to Swiss companies wishing to enter the Spanish market or invest in our country through the creation of a subsidiary. HS Asesores’ extensive experience in helping many foreign companies to establish themselves in Spain over the last few decades, mainly in innovative and technological sectors, has been decisive. During this time they have worked with companies from different European countries, as well as from the USA, Canada, Mexico, Argentina, Brazil or India. In addition, as with Switzerland, our company is a reference consultant for other national export and investment promotion agencies such as Business Finland, Entreprise Ireland, Business Sweden, the Italian and French Chambers of Commerce.

It has also been approved to provide innovation services to Swiss companies and organisations. Switzerland ranks first in the WIPO (World Intellectual Property Organization) ranking of innovative countries, making it one of the most important R&D&I countries in the world. Its high level of demand in innovative activities, with global companies, makes this collaboration an inspiring challenge for our company.

With this service, HS Asesores will be able to provide support to Swiss companies that want to find partners in the Spanish market, either to export, to validate innovation projects or to invest. We also help with the establishment of subsidiaries in Spain, as well as the selection of personnel, the localisation of companies, advice on tax and financial matters in our country, and the management of their human resources. Besides this, supporting innovation processes, from the idea to the market launch of innovative solutions, defining their business models and value proposition.

HS Asesores es seleccionada por Switzerland Global Enterprise para prestar servicio a empresas suizas

HS Asesores es seleccionada por Switzerland Global Enterprise para prestar servicio a empresas suizas

Switzerland Global Enterprise es la entidad del Gobierno de Suiza encargada de promover y facilitar la exportación de empresas suizas y la inversión en el país. Para prestar estos servicios de apoyo, colabora con empresas homologadas en los diferentes países en los que cuenta con oficinas, ya que han sido seleccionado como mercados preferentes.

Nuestra empresa fue seleccionada por este organismo para prestar servicios de implantación y consultoría a las empresas suizas que quieran entrar en el mercado español o invertir en nuestro país a través de la creación de una filial. Para ello, ha sido decisiva la amplia experiencia de HS Asesores ayudando a establecerse en España a multitud de empresas extranjeras en las últimas décadas, principalmente de sectores innovadores y tecnológicos. Durante este tiempo han trabajado con empresas de diferentes países europeos, así como EE.UU., Canadá, México, Argentina, Brasil o la India. Además, al igual que con Suiza, nuestra empresa es consultor de referencia de otros organismos estatales de promoción como Business Finland, Entreprise Ireland, Business Sweden, Cámaras de Comercio de Italia y de Francia.

Además, también ha sido hologada para prestar servicios de innovación a las empresas y organismos suizos. El país helvético ocupa el primer lugar de la clasificación de países innovadores elaborada por WIPO (World Intellectual Property Organization), por tanto, es uno de los países más relevantes en I+D+i del mundo. Su alto nivel de exigencia en las actividades innovadoras, con empresas de envergadura global, hace esta colaboración un reto inspirador para nuestra empresa.

Con este servicio, HS Asesores podrá prestar soporte a empresas suizas que quieran encontrar a socios en el mercado español, bien para exportar, para validar proyectos de innovación o para invertir. Asimismo, ayuda con la constitución de filiales en España, así como la selección de personal, la localización de empresas, el asesoramiento en cuestiones fiscales y financieras en nuestro país, así como la gestión de sus equipos humanos. También en los procesos de innovación, desde la idea hasta la puesta en el mercado de soluciones novedosas, definiendo sus modelos de negocio y la propuesta de valor.

¿Cómo cambia el IVA del comercio electrónico a partir de julio de 2021?

¿Cómo cambia el IVA del comercio electrónico a partir de julio de 2021?

La legislación relativa al IVA, como muchas otras, ha quedado obsoleta desde que el comercio electrónico irrumpió en nuestra economía. La conceptualización tradicional radicaba en los intercambios comerciales locales, puesto que, sin internet, nadie compraba a un vendedor que no estuviera en su entorno. Por este motivo, desde que las ventas electrónicas se generalizaron y crecen a ritmos exponenciales, hace unos años en la Unión Europea se comenzó a introducir la tributación del IVA en el país de destino, cuando se vende a un consumidor final. Sin embargo, la gestión de los pagos de estos impuestos adeudados era farragosa y una traba para las empresas que apostaran por internacionalizarse a través de las ventas en su propia web o de marketplaces, como Amazon, por ejemplo. No existía un sistema tributario colaborativo que facilitara la vida de los vendedores online. Máxime en un mercado supuestamente único.

En 2017 se aprobó una nueva Directiva para poner facilidades a este tipo de transacciones. Los diferentes Estados miembros hicieron la transposición a sus respectivos sistemas nacionales. Y su fecha de entrada era el 1 de enero de este año, pero se retrasó por el COVID y otros motivos hasta el próximo 1 de julio.

¿Qué cambios se van a producir en el pago y las declaraciones de IVA de las ventas realizadas en otros países de la Unión Europea?

1. Desaparecen los umbrales de ventas a distancia. Hasta ahora, cada país establecía el importe a partir del cual una empresa de otro Estado miembro debía comenzar a cobrar y pagar en destino el IVA de las transacciones que tuviera con consumidores de esos territorios. Por ejemplo, si tenías una empresa que vendía online más de 35.000€ a consumidores (no empresas) franceses en un año, debía registrarse a efectos de IVA en ese país, presentar las declaraciones de IVA periódicas correspondientes allí y pagar el IVA resultante, aplicando el tipo local (el 20%). Esto también se podía hacer por voluntad propia, aunque no se hubiera excedido el umbral nacional. Desde ahora, se tributará al tipo de IVA del país de destino desde la primera venta.

2. Las ventas a distancia ahora se tributarán en el país de origen. A diferencia del sistema actual, en el que las empresas debían hacer tantas declaraciones como países en los que vendan, si han pasado el umbral o lo han decidido voluntariamente, existirá una ventanilla única donde se especificará qué ventas se han realizado en cada país y cuánto será el IVA a ingresar. La Agencia Tributaria española se encargará de colaborar con el resto de Agencias europeas para la presentación y el pago que corresponda en cada uno de ellos. Este sistema será análogo al que usamos desde hace años para los servicios electrónicos.

3. Los marketplaces serán responsables de la liquidación y el pago del IVA de las empresas de fuera de la Unión Europea. Por tanto, si tienes una plataforma que venda productos de una empresa extranjera, aunque actúes como mero intermediario, desde ahora cambia tu responsabilidad en las operaciones.

Este nuevo sistema va a suponer una ventaja a la hora de establecer una estrategia de internacionalización digital, vía que cada vez empleamos más con nuestros clientes, sobre todo en sectores de bienes de consumo. Evitará carga administrativa y burocrática y, por supuesto, costes. Solo quedarán fuera las empresas que no vendan al año más de 10.000€ a consumidores finales en todos los países de la Unión.

Sin embargo, hay que recordar que este sistema se refiere a las ventas a distancia, es decir, aquéllas que son enviadas desde el país de origen del vendedor, o donde tenga un almacén, hasta el país del consumidor final, siendo todos ellos Estados de la UE. No aplica por tanto a aquellas operaciones que se hagan usando instalaciones en suelo del país del comprador, donde la empresa esté establecida. Es decir, si por ejemplo, vendes a través de tu web a un consumidor en Alemania y sirves el producto que tienes allí depositado en un almacén propio donde estás establecido, estas operaciones se seguirán declarando en Alemania. Lo mismo si vendes a empresas, puesto que la ventanilla única se contempla para consumidores finales. 

Por tanto, esta novedad impositiva afectará a la estrategia de comercialización y logística de aquellas empresas que estén internacionalizadas digitalmente, así como facilitará la tramitación burocrática. Por otro lado, será necesario, al igual que con el sistema anterior, contar con asesoramiento externo en fiscalidad internacional que conozca los diferentes sistemas de IVA en todos los países de la UE en los que se opere.

Si quieres internacionalizar tu actividad y piensas que el e-commerce puede abrirte las puertas de otros mercados, puedes contar con nosotros tanto para diseñar la estrategia de comercialización, como la selección de mercados y asesorarte en la gestión fiscal que ello conlleva. Contamos con una red internacional con la que asistimos a nuestros clientes en todas estas cuestiones.