Incentives for hiring R&D&I personnel in Spain and other foreign investment incentives

Incentives for hiring R&D&I personnel in Spain and other foreign investment incentives

marzo 20, 2025 | Asesoramiento, Fiscal, Implantación de empresas, Innovación, Internacional, Inversión extranjera, IRPF, Laboral, No residentes, Sin categorizar, Sociedades, Startups

Following our last post, when we talked about R&D tax incentives in Spain, we would like to introducce other advantages for innovative companies in Spain. There is a Social Security rebate for research personnel. It consists of the application of a 40% bonus on business contributions to Social Security contributions for common contingencies. It is applied immediately month to month in RNT (formerly known as TC2) and your request is voluntary.
Companies that have researchers dedicated exclusively to R&D&I (regardless of the tax classification of the project) may reduce the Social Security contributions payable by these researchers by up to 11.8% of their gross salary.

To qualify for this incentive, the following requirements must be met:

  1. Exclusive dedication to R&D&I (up to 15% of the time may be devoted to other tasks, such as training or dissemination activities). 
  2. Permanent contracts and contribution groups 1 to 4.
  3. Binding Reasoned Report type D must be obtained when 10 or more people are subsidised for more than three months in a fiscal year.

Besides this, those companies that our certified as Innovative SME, can also applied simultaneously the R&D tax rebates.

Moreover, Spain offers a highly attractive tax regime for foreign workers, especially expatriates. If they have not been residing in the country during the five tax periods prior to relocation, they can benefit from:

– A flat personal income tax rate of 24% on income up to €600,000 for the first six years.

– A tax rate of 47% for the first six years if income exceeds €600,000.

– Tax neutrality on income from savings earned abroad.

These taxes are only paid for the income whose origin is Spanish, in comparison with the global income criteria, applied to any other taxpayer in Spain.

Spain provides a tax neutrality regime for corporate restructuring operations, facilitating mergers, spin-offs or other structural reorganisations without incurring tax penalties. This ensures flexibility and efficiency in corporate decision-making processes.

In addition to the broader tax and financial incentives offered by Spain, there are specific geographical advantages and regional incentives that international companies should consider when establishing subsidiaries in the country:

– Spain has several Special Economic Zones (SEZs). They offer additional tax exemptions, incentives and regulatory advantages to companies operating within their boundaries. They are focused on various sectors such as technology or logistics. Companies can benefit from reduced corporate taxes, tariff exemptions, simplified regulatory processes and access to state-of-the-art infrastructure.

– The Spanish government together with regional authorities offer a variety of incentives to encourage investments in specific regions.These incentives aim to promote job creation and industrial growth in these areas. Also, investment projects eligible for regional incentives typically involve the creation of new establishments  or the modernisation of business operations. That means that they may include expenditures on civil engineering, capital equipment or preliminary studies.
Companies interested in benefiting from regional incentives must submit a standardised application form to the competent regional authority responsible for processing such incentives. Once approved, companies receive financial support in the form of non-refundable grants, interest subsidies on loans or reductions in social security contributions.

Therefore, international companies can strategically optimise their investment plans in Spain by taking advantage of location-specific advantages and regional incentives. Wether establishing operations in SEZs or targeting specific regions, companies can minimise costs and maximise returns.

As we can see, for multinational companies, startups and investors seeking a dynamic and innovation driven-environment, Spain offers a strategic and financially rewarding location to thrive in the global market.

Tax incentive schemes in Spain for R&D&I

Tax incentive schemes in Spain for R&D&I

marzo 13, 2025 | Financiación, Fiscal, Innovación, Internacional, Inversión extranjera, Sin categorizar, Sociedades

According to the OECD, Spain is one of the most willing countries to promote RDI activities. Through Spain’s approach, the country gets to attract international companies and promote a favourable business environment. Spain maintains the corporate tax (impuesto de sociedades) rate at 23% for small and medium enterprises. That means it is possible to reduce the effective tax rate to approximately 20% through a series of specific incentives and tax exemptions.

Spain has some tax incentives to promote foreign investment and entrepreneurship. About tax incentives for RDI, foreign companies can benefit from:

–  Up to 42% corporate income tax credit for RDI activities.

– In case of insufficient income tax liability, Spanish regulations allow unused tax credits to be carried forward to RDI investments.

– Spain has one of the most advantageous patent box regimes in the EU. Up favourable to a 60% exemption of net income resulting from the use of certain intangible assets transferred or licensed to another entity.

– There are a large number of aid and incentive programs from Spanish and European administrations, with an emphasis on research, development and technology and innovation (RDTI).

The Spanish and European administrations offer numerous aid and incentive programmes, with a particular emphasis on research, development, technology and innovation (R&D&I). These initiatives are aimed at stimulating investment in cutting-edge industries and promoting economic growth. Spain’s tax system is designed to attract international business and investment.

International companies benefit from favourable tax adjustments due to 94 double tax treaties in force on five continents. Also, the ‘participation exemption’ scheme exempts 95% tax on dividends and capital gains of non-resident subsidiaries in Spain. The special tax regime for holding companies (Empresas de Tenencia Españolas – ETVE) allows dividends and capital gains on shares of subsidiaries to obtain a 95% tax exemption.

Companies with large corporate income quotas can reduce this corporate income tax by up to 50%. If a company generates a deduction for R&D&I that it cannot apply due to insufficient or non-existent quota, it has the possibility of accumulating it and applying it for 18 years, and it also has the option of applying to the tax authorities for its payment or monetisation (Art. 39.2 LIS).

This option allows -with a 20% discount- to request the tax authorities to make the tax deduction effective, as it reduces the corporate income tax liability up to 100% and receives the remaining part as a credit.

The deduction is different depending on the classification of the project. If it is classified as Research and Development, the deduction will be between 42% and 25% of the R&D expenditure, with two additional deductions: 17% of the cost of qualified researchers dedicated exclusively to R&D, and 8% of investments in assets dedicated exclusively to R&D. In the first year, the deduction generated can therefore be more than 59% of the R&D expenditure. If the project receives technological innovation tax qualification, the deduction will be 12% of the expenditure incurred on these activities.

There is also the possibility of transferring the right to these deductions to third parties in exchange for a certain return, through operations known as Tax Lease (or Mecenazgo Tecnológico). These operations consist of carrying out the R&D&I project on behalf of an Economic Interest Grouping (EIG), thereby transferring the right to the tax deduction to third parties (investors) who finance part of the project in exchange for obtaining a financial-tax return, as the difference between their contribution to the project and the tax savings derived from the tax losses and the R&D&I deductions applicable to them in proportion to their participation in the EIG. The ownership of the project subsequently reverts to its executor, by means of a repurchase agreement.

The Patent Box (Art. 23 LIS), mentioned above, promotes the assignment or transfer to third parties (in this case, except between related entities) of the right to use and exploit certain Intangible Assets (IA) derived from R&D&I projects. It allows a reduction in the corporate income tax base of up to 60% of the income obtained in these licensing or transfer operations. The intangible assets on which this reduction can be applied to the corporate income taxable base are: patents, utility models, complementary protection certificates for medicines and phytosanitary products, legally protected designs and models deriving from research and development and technological innovation activities, and advanced registered software deriving from research and development activities.

Impulsamos la innovación y competividad internacional con el BERD en Túnez

Impulsamos la innovación y competividad internacional con el BERD en Túnez

marzo 5, 2025 | Innovación, Internacional, Mercados, Sin categorizar, Sostenibilidad

La pasada semana dimos comienzo en Túnez a un nuevo proyecto que HS Asesores va a realizar para el BERD (Banco Europeo de Reconstrucción y Desarrollo). De nuevo, este organismo confía en nosotros como expertos en competitividad internacional e innovación, con el fin de impulsar el ecosistema industrial de este país. El BERD apoya al sector privado de los países del Norte de África, Oriente Medio, Este de Europa y Asia Central, promoviendo el aumento de sus capacidades para lograr el mayor impacto en las correspondientes economías locales y sus mercados de trabajo. 

En esta ocasión, nuestra empresa trabajará para consolidar la estrategia de innovación en una de las principales empresas industriales del área metropolitana de Túnez, que consiga diferenciarla del resto de sus competidores, principalmente internacionales. Esta mercantil será capaz de convertirse en el primer fabricante tunecino de equipamiento a presión industrial, cumpliendo con todos los estándares internacionales de seguridad y eficiencia energética. Para ello, se desarrollará un trabajo con los equipos de desarrollo de producto, procesos de producción y de calidad, con el fin de revisar e introducir las adaptaciones necesarias para alcanzar los requisitos exigidos en mercados tan exigentes como la Unión Europea.

El desarrollo de nuevos productos siempre se debe apoyar, tanto en los recursos y el conocimiento de la empresa, como en las necesidades de los clientes y mercados a los que nos queremos dirigir. Si no se trabaja en estas dos vertientes, la estrategia de innovación puede fracasar. Además, es fundamental en sectores como el industrial, considerar y conocer qué requisitos son de obligado cumplimiento para poder vender nuestros productos en diferentes países, como los marcados CE o el certificado ASME de EE.UU. De otra manera, nunca podremos encontrar clientes en estos mercados. Por otro lado, que una empresa sea capaz de certificarse en estos procesos tan exigentes, muestran que ha alcanzado un grado de calidad y profesionalidad, fruto de una estrategia bien diseñada y ejecutada. 

Como resultado de este proyecto, la empresa tunecina podrá, no solo expandir sus ventas en el mercado africano, donde ya está presente, sino saltar el charco al resto de continentes. Esto supondría un hito, no solo para la empresa, sino para el sector industrial del país.

Participaremos en este proyecto hasta el proximo verano, con posteriores visitas al país, para confirmar el buen progreso del mismo.

What are the keys to exporting or investing in Africa?

What are the keys to exporting or investing in Africa?

enero 22, 2025 | Implantación de empresas, Innovación, Internacional, Inversión extranjera, Licitaciones internacionales, Mercados

The international expansion of foreign companies in Africa represents a strategic opportunity in a continent that, despite historical and socio-economic challenges, is positioning itself as a key centre of global growth. 

With a young and growing population, abundant natural resources, and evolving markets, Africa is becoming an increasingly attractive destination for foreign direct investment (FDI). 

The region is undergoing economic reforms that improve competitiveness and facilitate access to new sectors and markets. However, companies interested in establishing themselves must consider a number of key factors. Cultural differences and local regulations are key issues for successful integration. 

Therefore, we must analyse the various investment opportunities in detail, focusing on the potentials offered by the African continent, while taking into account cultural and regulatory adaptation.

Key Success Factors

In addition to the appropriate sources of finance, a planned strategy that takes into account the particularities of the local environment is required. Companies should consider the following factors:

  1. To understand the regulatory and cultural differences. Each country has its own legislative, fiscal and regulatory framework, as well as its own business culture. In order to enter a market, you need to be aware of these disparities.
  2. To compile a risk matrix. Identifying potential risks, their likelihood, impact and mitigation measures allows for a comprehensive view of each step to be taken.
  3. To conduct a rigorous due diligence to ensure proper selection of local partners, representatives or agents.
  4. To involve the regulator bodies. Presenting and explaining projects to regulatory authorities is essential to avoid delays. Having local advisors can facilitate this process.
  5. To engage with investment agencies. These entities can be helpful, but expectations should be realistic. Being clear about specific requests when approaching these agencies is key.
  6. To invest time and presence: Trust relationships are built in person. Being present in the country and understanding the local language and culture can make the difference between success and failure.

How can we support you in this type of project?

Although it is a continent of opportunities, Africa is a territory that requires local knowledge and a network of contacts, both in the public and private sectors. HS Asesores is part of GMEC (Global Market Entry Consultants), a network of international consultants that allows companies to enter 33 countries.

Firstly, we can help you to understand and select the best opportunities in contracts with international organisations or multilateral banks that support projects on the African continent. Its scope of application has expanded in recent years and, in addition to traditional projects in infrastructure, health, education, agriculture and water, we have accompanied companies in areas such as innovation and digitalisation. To be successful in this field, it is necessary to define a strategy that adapts to the characteristics of each company and the target market, selecting countries, sectors and profiles of local partners.

At the same time, we can help you to identify opportunities, clients or partners, as well as assist you in the foundation of the project: from due diligence to financial planning and contract management.

Our extensive experience in international public tenders and projects is shared by our partners, such as Gushikama Business Consult. 

In addition, GMEC has partners in Ghana, Rwanda, Senegal, South Africa and Uganda, who collaborate with us on these types of projects.

Image: Freepik

¿Cuáles son las claves para exportar o invertir en África?

¿Cuáles son las claves para exportar o invertir en África?

enero 22, 2025 | Implantación de empresas, Innovación, Internacional, Inversión extranjera, Licitaciones internacionales, Mercados, Sin categorizar

La expansión internacional de las empresas extranjeras en África supone una oportunidad estratégica en un continente que, a pesar de los desafíos históricos y socioeconómicos, se está posicionando como un centro clave de crecimiento global. 

Con una población joven y creciente, abundantes recursos naturales y mercados en constante evolución, África se está convirtiendo en un destino cada vez más atractivo para la inversión extranjera directa (IED). 

La región está llevando a cabo reformas económicas que mejoran la competitividad y facilitan el acceso a nuevos sectores y mercados. Sin embargo, las empresas interesadas en establecerse deben considerar una serie de factores esenciales. Las diferencias culturales y las regulaciones locales son aspectos clave para una integración exitosa. 

Por ello, debemos analizar en detalle las diversas oportunidades de inversión, centrándonos en los potenciales que nos ofrece el continente africano, al mismo tiempo que tenemos en cuenta la adaptación en términos culturales y normativos

Claves de éxito

Además de recurrir a las fuentes indicadas de financiación en nuestro anterior post, se requiere una estrategia planificada que tenga en cuenta las particularidades del entorno local. Las empresas deben considerar los siguientes factores:

  1. Comprender las diferencias regulatorias y culturales. Cada país cuenta con un marco legislativo, fiscal y regulatorio particular, así como una cultura empresarial propia. Para entrar en un mercado, debemos conocer estas disparidades.
  2. Compilar una matriz de riesgos. Identificar riesgos potenciales, su probabilidad, impacto y medidas de mitigación permite tener una visión amplia de cada paso a seguir.
  3. Llevar a cabo una diligencia debida rigurosa para conseguir una selección adecuada de socios locales, representantes o agentes.
  4. Involucrar a los entes reguladores. Presentar y explicar los proyectos a las autoridades regulatorias es esencial para evitar retrasos. Contar con asesores locales puede facilitar este proceso.
  5. Colaborar con agencias de inversión: Estas entidades pueden ser útiles, pero las expectativas deben ser realistas. Tener claras las peticiones específicas al acercarse a estas agencias es clave.
  6. Invertir tiempo y presencia: Las relaciones de confianza se construyen en persona. Estar presente en el país y entender el idioma y la cultura locales puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

¿Cómo podemos darte soporte en este tipo de proyectos? 

Aunque es un continente de oportunidades, África es un territorio que requiere de conocimiento local y una red de contactos, tanto en el sector público, como en el sector privado. HS Asesores forma parte de GMEC (Global Market Entry Consultants), una red de consultores internacionales que permiten la entrada en 33 países a aquellas empresas en expansión.

En primer lugar, podemos ayudarte a entender y seleccionar las mejores oportunidades en contratos con organismos internacionales o bancos multilaterales que apoyen proyectos en el continente africano. Su ámbito de aplicación se ha ampliado en los últimos años y, junto a los tradicionales proyectos en infraestructuras, sanidad, educación, agricultura o agua, hemos acompañado a empresas en ámbitos como la innovación o la digitalización. Para tener éxito en este campo, es necesario definir una estrategia que se adapte a las características de cada empresa y al mercado objetivo, seleccionando países, sectores y perfiles de socios locales. 

Por otro lado, te podemos ayudar a identificar oportunidades, clientes o socios, así como acompañarte en la cimentación del proyecto: desde la elaboración de due diligence, a la planificación financiera y la gestión de los contratos.

Nuestra dilatada experiencia en licitaciones y proyectos públicos internacionales es compartida por nuestros socios, como Gushikama Business Consult. 

Además, en GMEC también contamos con socios en Ghana, Ruanda, Senegal, Sudáfrica y Uganda, que colaboran con nosotros en este tipo de proyectos.

Imagen: Freepick

¿Qué herramientas hay para financiar proyectos en África?

¿Qué herramientas hay para financiar proyectos en África?

enero 15, 2025 | Asesoramiento, Financiación, Internacional, Inversión extranjera, Licitaciones internacionales, Mercados

El continente africano está lleno de oportunidades que impulsan el desarrollo social y económico. Las empresas españolas que busquen desarrollar sus proyectos en África cuentan con diversas opciones de financiación por parte de entidades públicas y mixtas. 

Además de apoyar la situación socioeconómica de países en desarrollo, estas herramientas fortalecen la presencia internacional de las empresas involucradas. A continuación, destacamos las principales opciones:

  1. Fondo para la Promoción del Desarrollo (FONPRODE)
    Con una dotación presupuestaria anual a cargo de los Presupuestos Generales del Estado, está adscrito a la Secretaría de Estado de Cooperación Internacional del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. La AECID es la encargada de la administración del fondo, a través de la Oficina del FONPRODE. Para el ejercicio presupuestario de 2023, se le otorgó una dotación presupuestaria de 219 millones de euros. 

Países como Marruecos, Senegal, Uganda y Kenia suelen ser prioritarios en la estrategia de cooperación española en África. 

Las modalidades de actuación que lleva a cabo son: 

  • Donaciones a Estados y al sector público estatal de países en vías de desarrollo.
  • Contribuciones voluntarias y aportaciones a organismos multilaterales de desarrollo no financiero, incluidos programas y fondos fiduciarios de desarrollo.
  • Asistencias técnicas, estudios de viabilidad, así como las evaluaciones ex ante y ex post de los programas.
  • Aportaciones a fondos constituidos en instituciones financieras internacionales de desarrollo, así como a programas y fondos de evaluación y fondos multidonantes gestionados o administrados por dichas instituciones.
  • Créditos, préstamos y líneas de financiación en términos concesionales y con carácter no ligado a Estados y al sector público estatal de países en vías de desarrollo.
  • Líneas de financiación dirigidas a la concesión de microcréditos y créditos rotatorios, así como adquisición de participaciones directa o indirectas de capital o cuasi capital en entidades dirigidas a actividades de microfinanzas.

El FONPRODE puede financiar operaciones de naturaleza tanto no reembolsable como reembolsable, de deuda o de capital, tales como: 

  • Proyectos y programas de desarrollo, con carácter de donación o de crédito no ligado en términos concesionales, de Estado a Estado​.
  • Contribuciones financieras a programas de desarrollo y organismos multilaterales de desarrollo internacionales.
  • Aportaciones globales y fondos que tengan en la lucha contra la pobreza su principal objetivo.
  • Aportaciones a fondos y vehículos de inversión privados en sectores prioritarios para la cooperación española.
  • Aportaciones a programas de microfinanzas.
  1. Fondo para la Internacionalización de la Empresa (FIEM)
    Lo gestiona la Secretaría de Estado de Comercio, a través del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo. Los proyectos elegibles se basan en la exportación de bienes y servicios, inversiones relacionadas con infraestructuras o actividades productivas, y transferencia de tecnología.

Este fondo financia operaciones a medio y largo plazo (a más de dos años). No se exige un importe mínimo del contrato a financiar, y el importe máximo sólo viene limitado por el techo de aprobación global anual de FIEM (quinientos millones de euros).
Sus modalidades de financiación son: 

  • Créditos comerciales para la financiación de bienes y servicios exportados.
  • Financiación para estudios previos que evalúen la viabilidad técnica y económica de los proyectos.
  • Créditos concesionales, favorables a proyectos en países en vías de desarrollo.

Para FIEM Exportación, pueden recibir financiación entidades no residentes en España, ya sean estados, administraciones públicas, empresas públicas o privadas que hayan contratado el suministro de bienes, la provisión de servicios o la ejecución llave en mano de un proyecto con una empresa española. 

Para FIEM Inversión, pueden recibir financiación filiales extranjeras de empresas españolas o sociedades de propósito específico, siempre que esta sociedad o entidad esté participada, en su totalidad o en parte, por una o varias empresas españolas.
Como la Línea no reembolsable de estudios FIEM cuenta con recursos limitados, la Dirección General de Comercio Internacional e Inversiones aplica unos criterios de priorización de solicitudes, entre los que encontramos, además de otros requisitos, una serie de países y sectores prioritarios: 

Los países prioritarios de África son Marruecos, Argelia, Egipto, Senegal, Costa de Marfil, Kenia, Uganda, Tanzania y Ruanda.

Los sectores prioritarios son: Medioambiente, sostenibilidad y lucha contra el cambio climático; Agua y residuos; Agroindustria; Turismo; Digitalización; TICs, ciudades inteligentes; Energía, Infraestructura de transporte y telecomunicaciones; y Modernización institucional.

  1. Compañía Española de Financiación del Desarrollo (COFIDES)

COFIDES es una herramienta de financiación que combina recursos públicos y privados. Trabaja en estrecha colaboración con instituciones internacionales, como el Banco Europeo de Inversiones (BEI) y el Banco Mundial, lo cual le dota de una amplia capacidad de financiación de iniciativas. Como entidad gestora de los fondos estatales FIEX y FONPYME, COFIDES puede financiar proyectos de inversión en cualquier país del mundo.

COFIDES ha ampliado su ámbito de actuación a través de la gestión de dos nuevos instrumentos financieros públicos: FOCO, con el que coinvierte en empresas privadas que acometan nuevas inversiones en España alineadas con los objetivos del PRTR (transición verde, transformación digital, movilidad eléctrica, etc.) y FIS, que respalda proyectos de inversión realizados en España que refuercen el ecosistema nacional de inversión de impacto social y medioambiental.

Además, es una entidad acreditada para gestionar el presupuesto de la UE de cooperación al desarrollo de forma indirecta. Esto le permite cofinanciar proyectos con la UE en el marco del blending (financiación combinada), que es un instrumento de financiación que combina una contribución no reembolsable de la Unión Europea con financiación reembolsable movilizada por COFIDES. Esta financiación puede complementarse con contribuciones provenientes de otras instituciones financieras nacionales y multilaterales, del sector privado o del propio país beneficiario.

Estas tres herramientas son complementarias, de manera que un proyecto podría financiar su estudio de viabilidad a través del FIEM, implementarse con el apoyo de COFIDES y complementarse con el FONPRODE. 

HS Asesores, seleccionada como mentor en la nueva UE Space Academy

HS Asesores, seleccionada como mentor en la nueva UE Space Academy

diciembre 18, 2024 | Innovación, Internacional, Sin categorizar, Startups, Unión Europea

El sector aeropacial vive un nuevo renacimiento en los últimos años. Más allá de la carrera espacial durante la guerra fría, en la actualidad multitud de gobiernos están apoyando el desarrollo de un ecosistema empresarial que sea capaz de competir en este segmento de mercado. La UE no se ha quedado atrás y dentro de la EU Agency for the Space Programme (EUSPA), ha puesto en marcha EUSPA Academy.

El objeto de este programa formativo es apoyar a emprendedores con ideas innovadoras en el ámbito aeroespacial, así como empresas y startups que quieran pivotar hacia este nicho de mercado. Esta academia ofrecerá formación y mentorización individual gratuita para aquellos que quieran formar parte de la nueva iniciativa.

HS Asesores hemos sido seleccionados como mentores de inicitivas emprendedoras para diseñar modelos de negocio, estrategias de inversión y planes de validación de productos e innovación abierta. Nuestra amplia experiencia en el sector aeroespacial y de defensa nos avala. Ya participamos como mentores de proyectos apoyados por el programa europeo EDF, denominado Programa EUDIS.

Entre las principales tendencias del sector están el desarrollo de satélites pequeños, el uso de fabricación avanzada para el espacio, como impresión 3D o robótica, el uso de datos espaciales para multitud de sectores o el desarrollo de propulsores espaciales. 

Si estás interesado en unirte al programa formativo, conocer a los mentores y expertos y reservar tus talleres o mentoría individual, puedes acceder a través de este enlace: https://www.euspa.europa.eu/spaceacademy/ 

 

 

What are the new Computerised Invoicing Systems (CIS) and when do they come into force?

What are the new Computerised Invoicing Systems (CIS) and when do they come into force?

diciembre 16, 2024 | Asesoramiento, Fiscal, Sin categorizar

Royal Decree 1007/2023, of 5 December, approved the requirements to be adopted by the computer or electronic systems and programmes that support the invoicing processes of entrepreneurs and professionals, which are known as computerised invoicing systems or SIFs (also commonly known as VERI*FACTU, although this is only one of the SIFs contemplated). Its implementation has been delayed due to the lack of publication of the regulation, but the conditions for its implementation have now been established. The specific details and regulations governing this new electronic invoicing system were established in the ‘Crea y Crece’ law, enacted in September 2022.

It will be compulsory for all companies and self-employed workers who have a business activity and invoice digitally or with software used for this purpose. This covers invoices to companies, simplified invoices to consumers and any other electronic means of issuing documents supporting income. It does not affect, for example, the entrepreneur who invoices income on paper and does not keep an electronic or digital record. Companies that keep their VAT records through the Tax Agency’s electronic headquarters (SII-VAT) are not affected.

The Invoicing System will affect all revenue invoices issued. It does not matter whether the client company is a national company, an intra-Community operation or an export operation.

According to the published regulation, invoicing system providers will not be able to market any software that does not comply with the requirements of the SIF from 1 July 2025.

On the other hand, entrepreneurs will be obliged to use it from 1 January 2026, in the case of those who pay Corporate Tax (Limited Companies, Public Limited Companies, Civil Partnerships, etc.), while the deadline for the self-employed and those who pay Personal Income Tax will begin on 1 July 2026.

The main features of these systems are aimed at reinforcing the traceability and control of the invoicing of business income.

Among the two possible SIFs contemplated in the regulation, VERI*FACTU is included in the development of the Anti-Fraud Law. This has been promoted by the Tax Agency, and those who decide to use it will send invoices issued to the Tax Agency on a voluntary basis and in real time when they are issued.

What are the requirements for invoices under the new system?

– All invoices will carry a ‘tax’ QR code, on which the details of the invoice and the issuer can be read.

– They must have a ‘hash’ or digital fingerprint that provides information on the date and time the invoice was issued. This code prevents invoices from being modified.

– In addition, the system must ensure invoice traceability, preventing invoices from being substituted or not all invoices issued from being declared for tax purposes.

– Entrepreneurs who do not opt for a VERI*FACTU system and voluntarily send all invoices to the Tax Agency in real time must keep and ensure the integrity and unalterability of their invoice records for four years. Invoicing software shall be designed for this purpose.

– All invoices issued must be electronically signed by the entrepreneur.

The mandatory requirements to be met with the invoices issued shall not exempt or eliminate any other obligations concerning the keeping of accounting books and compliance with tax obligations. Therefore, even if the VERI*FACTU system is used, these obligations will remain the same.

¿Qué son los nuevos Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y cuándo entran en vigor?

¿Qué son los nuevos Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y cuándo entran en vigor?

diciembre 12, 2024 | Asesoramiento, Digitalización, Fiscal, Sin categorizar

El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre aprobó los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, que se denominan sistemas informáticos de facturación o SIF (también comúnmente conocido como VERI*FACTU, aunque este es solo uno de los SIF contemplados). Su aplicación ha sufrido retraso por la falta de publicación del reglamento, pero ya se han establecido los condicionantes para su puesta en marcha. Los detalles y normativas específicas que regirán este nuevo sistema de facturación electrónica fueron establecidos en la ley «Crea y Crece», promulgada en septiembre de 2022.

Será de obligado uso para todas las empresas y autónomos que tengan una actividad empresarial y facturen de forma digital o con un software usado para ello. Esto abarca las facturas a empresas, las facturas simplificadas a consumidores y cualquier otro medio electrónico de emisión de documentos justificativos de los ingresos. No afecta, por ejemplo, al empresario que realice sus facturas de ingresos en papel y no lleve un registro electrónico o digital. Quedan fuera aquellas compañías que lleven sus registros del IVA a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria (SII-IVA).

El Sistema de Facturación afectará a todas las facturas de ingresos emitidas. Da igual que la empresa sea nacional, o se trate de una operación intracomunitaria o exportación.

Según el reglamento publicado, las empresas proveedoras de sistemas de facturación no podrán comercializar ningún programa que no cumpla con los requisitos de los SIF desde el 1 de julio de 2025. 

Por otro lado, los empresarios deberán usarlo obligatoriamente desde el 1 de enero de 2026, en el caso de aquellos que tributen por Impuesto de Sociedades (Sociedades Limitadas, Sociedades Anónimas, Sociedades Civiles, etc), mientras que el plazo para autónomos y aquellos que tributen por IRPF comenzará el 1 de julio de 2026. 

Las principales características de estos sistemas van destinadas a reforzar la trazabilidad y el control de la facturación de los ingresos empresariales. 

Dentro de los dos posibles SIF que contempla la normativa, VERI*FACTU se incluye en el desarrollo de la Ley Antifraude. Éste ha sido impulsado por la Agencia Tributaria y, quiénes decidan acogerse a él, enviarán de forma voluntaria y en tiempo real las facturas emitidas a la Agencia Tributaria cada vez que se elaboren.

¿Cuáles son los requisitos de las facturas con el nuevo sistema?:

– Todas las facturas llevarán un código QR «tributario», en ella se podrán leer los datos de la factura y del emisor de la misma.

– Tener un «hash» o huella digital que dé datos sobre la fecha y hora de la emisión de la factura. Con este código se evita que las facturas se puedan modificar.

– Además, el sistema deberá asegurar la trazabilidad de la facturación, evitando que se sustituyan facturas o no se declaren tributariamente todas las emitidas.

– Los empresarios que no opten por un sistema VERI*FACTU y envíen en tiempo real voluntariamente todas las facturas a la Agencia Tributaria, deberán conservar y asegurar la integridad e inalterabilidad de sus registros de facturas durante cuatro años. Los software de facturación deberán estar diseñados a tal efecto. 

– Todas las facturas emitidas deberán estar firmadas electrónicamente por el empresario.

Los requisitos obligatorios a cumplir con las facturas emitidas no eximirán ni eliminarán ninguna otra obligación referente a la llevanza de libros contables y cumplimiento de las obligaciones tributarias. Por tanto, incluso si se acoge al sistema VERI*FACTU, dichas obligaciones continuarán siendo las mismas. 

What will employee time registration look like in Spain from 2025?

What will employee time registration look like in Spain from 2025?

noviembre 7, 2024 | Asesoramiento, Laboral, Sin categorizar

Since the entry into force of Royal Decree Law 8/2019, all companies are obliged to keep a time and attendance register of their employees, showing their arrival and departure to and from work. This is intended to control the effective working hours of all employees, regardless of the type of contract and the characteristics of the companies.

To date, it has been possible to keep records either on paper, with the workers’ signatures on entering and leaving workplaces, or by means of touch-sensitive devices. However, both options will no longer be available from January, when the new modification of the regulation comes into force.

Regarding the fingerprint, the Spanish Data Protection Agency has issued a report stating that the use of biometric data (the fingerprint) is equivalent to storing personal data that would allow employees to be identified and, therefore, should not be used as it is not included in the time registration regulations. Instead, it recommends using card systems or other methods of identification.

According to the Ministry of Labour, from January 2025 the time recording of working hours will have to be done digitally, either with a time and attendance terminal or by signing digital documents by App. It will also be possible to clock in with a card or with a unique code for each employee. Each company, depending on its needs, will have to implement the type of digital terminal that best suits its circumstances for recording the time and attendance of its workers.

This will be extended to all workers and types of work, i.e. those who work remotely or on an itinerant basis, such as salespeople, technicians or labourers, for example, will also have to record their working day on a daily basis. Also those who temporarily move away from the workplace. For this reason, there are options that allow web and app access from mobile phones.

In addition, as a new feature, all breaks taken by the worker must also be recorded.

With this new modification, this data must meet the following requirements:

– To have a digital record of the start and end times of the working day for all workers. The control of the working day must be carried out on a daily basis and is independent of the possible flexible working hours that may be given to workers or work at a fixed, itinerant or remote location.

– Keep this information for four years.

– Have this information available to workers, their representatives and labour inspectors.

– Immediate and direct access to the data by the Labour Inspectorate.

– No paper records or records in which data can be modified will be allowed.

– GDPR compliance

Failure to comply with the GDPR carries significant penalties , so we recommend that appropriate measures are taken. These are:

– Minor: From €751 to €7,500, if hours worked are not recorded correctly.

– Serious: From €7,501 to €22,000, for falsifying records or not having a timekeeping system.

– Very serious: Fines of €22,001 up to €187,515 for recidivism or massive fraud in the recording of working hours.

The Labour Inspectorate has launched specific campaigns to control compliance with the rule.