What will employee time registration look like in Spain from 2025?

What will employee time registration look like in Spain from 2025?

noviembre 7, 2024 | Asesoramiento, Laboral, Sin categorizar

Since the entry into force of Royal Decree Law 8/2019, all companies are obliged to keep a time and attendance register of their employees, showing their arrival and departure to and from work. This is intended to control the effective working hours of all employees, regardless of the type of contract and the characteristics of the companies.

To date, it has been possible to keep records either on paper, with the workers’ signatures on entering and leaving workplaces, or by means of touch-sensitive devices. However, both options will no longer be available from January, when the new modification of the regulation comes into force.

Regarding the fingerprint, the Spanish Data Protection Agency has issued a report stating that the use of biometric data (the fingerprint) is equivalent to storing personal data that would allow employees to be identified and, therefore, should not be used as it is not included in the time registration regulations. Instead, it recommends using card systems or other methods of identification.

According to the Ministry of Labour, from January 2025 the time recording of working hours will have to be done digitally, either with a time and attendance terminal or by signing digital documents by App. It will also be possible to clock in with a card or with a unique code for each employee. Each company, depending on its needs, will have to implement the type of digital terminal that best suits its circumstances for recording the time and attendance of its workers.

This will be extended to all workers and types of work, i.e. those who work remotely or on an itinerant basis, such as salespeople, technicians or labourers, for example, will also have to record their working day on a daily basis. Also those who temporarily move away from the workplace. For this reason, there are options that allow web and app access from mobile phones.

In addition, as a new feature, all breaks taken by the worker must also be recorded.

With this new modification, this data must meet the following requirements:

– To have a digital record of the start and end times of the working day for all workers. The control of the working day must be carried out on a daily basis and is independent of the possible flexible working hours that may be given to workers or work at a fixed, itinerant or remote location.

– Keep this information for four years.

– Have this information available to workers, their representatives and labour inspectors.

– Immediate and direct access to the data by the Labour Inspectorate.

– No paper records or records in which data can be modified will be allowed.

– GDPR compliance

Failure to comply with the GDPR carries significant penalties , so we recommend that appropriate measures are taken. These are:

– Minor: From €751 to €7,500, if hours worked are not recorded correctly.

– Serious: From €7,501 to €22,000, for falsifying records or not having a timekeeping system.

– Very serious: Fines of €22,001 up to €187,515 for recidivism or massive fraud in the recording of working hours.

The Labour Inspectorate has launched specific campaigns to control compliance with the rule.

¿Cómo será el registro horario desde 2025?

¿Cómo será el registro horario desde 2025?

noviembre 7, 2024 | Asesoramiento, Laboral, Sin categorizar

Desde la entrada en vigor del Real Decreto Ley 8/2019 todas las empresas están obligadas a llevar el registro de control horario de sus trabajadores, reflejando la entrada y salida de los mismos a sus puestos de trabajo. Con ello, se pretende controlar las horas de trabajo efectivo de todos los empleados, con independencia del tipo de contrato y las características de las empresas.

Hasta la fecha,  se permitía llevar el registro tanto en papel, con la firma de los trabajadores a la entrada y a la salida de los centros de trabajo o bien mediante dispositivos con la huella táctil. Sin embargo, ambas opciones van a dejar de ser utilizables desde enero, cuando entre en vigor la nueva modificación de la norma.

Respecto a la huella digital, la Agencia Española de Protección de Datos ha emitido un informe en el que afirma que el uso de datos biométricos (la huella dactilar) equivale a almacenar datos personales que permitiría identificar a los empleados y, que, por tanto, no se debe usar pues la normativa del registro horario no lo incluye. Recomienda, en su lugar, usar sistemas con tarjetas u otros métodos de identificación.

Según apunta el Ministerio de Trabajo, desde enero de 2025 el registro horario de la jornada deberá hacerse de forma digital , bien con un terminal de control de presencia de los trabajadores,  o mediante la firma de documentos digital por App. También se podrá fichar con una tarjeta o con un código único para cada empleado. Cada empresa, dependiendo de sus necesidades, deberá implementar el tipo de terminal digital que mejor se adapte a sus circunstancias para el registro del control horario de la jornada laboral de sus trabajadores.

Éste se extenderá a todos los trabajadores y tipos de trabajo. Es decir, aquellos que realicen trabajos en remoto o de forma itinerante, como comerciales, técnicos u obreros, por ejemplo, también deberán registrar su jornada diariamente. Por ello, hay opciones que permiten acceso web y app desde el móvil.

Además, como novedad, se deben registrar también todas las pausas que realice el trabajador obligatoriamente.

Con esta nueva modificación, estos datos deben cumplir con los siguientes requisitos:

  • Tener un registro digital del horario de inicio y fin de la jornada laboral de todos los trabajadores. El control de la jornada se debe realizar diariamente y es independiente de la posible flexibilidad horaria que se pueda dar a los trabajadores o del trabajo en sede fija, itinerante o en remoto.
  • Conservar esta información durante cuatro años.
  • Tener esta información a disposición de los trabajadores, sus representantes e inspectores laborales.
  • Acceso inmediato y directo a los datos por parte de la Inspección de Trabajo.
  • No se permitirá ni registro en papel ni aquel en el que se puedan modificar datos
  • Cumplimiento de la normativa del GDPR

No cumplir con la Ley de control horario conlleva sanciones significativas , por lo que recomendamos se tomen las medidas adecuadas. Éstas son:

  • Leves: Desde 751 € hasta 7.500 €, si no se registran correctamente las horas trabajadas.
  • Graves: De 7.501 € hasta 22.000 €, por falsificar registros o no tener un sistema de control horario.
  • Muy graves: Multas de 22.001 € hasta 187.515 €m por reincidencia o fraude masivo en el registro de jornadas laborales.

La Inspección de Trabajo ha lanzado campañas específicas para controlar el cumplimiento de la norma.

Switzerland Global entreprise selects HS Asesores to support Swiss companies in Spain

Switzerland Global entreprise selects HS Asesores to support Swiss companies in Spain

enero 11, 2024 | Asesoramiento, Financiación, Fiscal, Implantación de empresas, Innovación, Internacional, Inversión extranjera, Laboral, Mercados

Switzerland Global Enterprise is the Swiss Government entity in charge of promoting and facilitating the export of Swiss companies and investment in the country. To provide these support services, it collaborates with approved companies in the different countries in which it has offices, as they have been selected as preferential markets.

Our company was selected by this organisation to provide implementation and consultancy services to Swiss companies wishing to enter the Spanish market or invest in our country through the creation of a subsidiary. HS Asesores’ extensive experience in helping many foreign companies to establish themselves in Spain over the last few decades, mainly in innovative and technological sectors, has been decisive. During this time they have worked with companies from different European countries, as well as from the USA, Canada, Mexico, Argentina, Brazil or India. In addition, as with Switzerland, our company is a reference consultant for other national export and investment promotion agencies such as Business Finland, Entreprise Ireland, Business Sweden, the Italian and French Chambers of Commerce.

It has also been approved to provide innovation services to Swiss companies and organisations. Switzerland ranks first in the WIPO (World Intellectual Property Organization) ranking of innovative countries, making it one of the most important R&D&I countries in the world. Its high level of demand in innovative activities, with global companies, makes this collaboration an inspiring challenge for our company.

With this service, HS Asesores will be able to provide support to Swiss companies that want to find partners in the Spanish market, either to export, to validate innovation projects or to invest. We also help with the establishment of subsidiaries in Spain, as well as the selection of personnel, the localisation of companies, advice on tax and financial matters in our country, and the management of their human resources. Besides this, supporting innovation processes, from the idea to the market launch of innovative solutions, defining their business models and value proposition.

HS Asesores es seleccionada por Switzerland Global Enterprise para prestar servicio a empresas suizas

HS Asesores es seleccionada por Switzerland Global Enterprise para prestar servicio a empresas suizas

enero 11, 2024 | Asesoramiento, Financiación, Fiscal, Innovación, Internacional, Inversión extranjera, Laboral, Mercados

Switzerland Global Enterprise es la entidad del Gobierno de Suiza encargada de promover y facilitar la exportación de empresas suizas y la inversión en el país. Para prestar estos servicios de apoyo, colabora con empresas homologadas en los diferentes países en los que cuenta con oficinas, ya que han sido seleccionado como mercados preferentes.

Nuestra empresa fue seleccionada por este organismo para prestar servicios de implantación y consultoría a las empresas suizas que quieran entrar en el mercado español o invertir en nuestro país a través de la creación de una filial. Para ello, ha sido decisiva la amplia experiencia de HS Asesores ayudando a establecerse en España a multitud de empresas extranjeras en las últimas décadas, principalmente de sectores innovadores y tecnológicos. Durante este tiempo han trabajado con empresas de diferentes países europeos, así como EE.UU., Canadá, México, Argentina, Brasil o la India. Además, al igual que con Suiza, nuestra empresa es consultor de referencia de otros organismos estatales de promoción como Business Finland, Entreprise Ireland, Business Sweden, Cámaras de Comercio de Italia y de Francia.

Además, también ha sido hologada para prestar servicios de innovación a las empresas y organismos suizos. El país helvético ocupa el primer lugar de la clasificación de países innovadores elaborada por WIPO (World Intellectual Property Organization), por tanto, es uno de los países más relevantes en I+D+i del mundo. Su alto nivel de exigencia en las actividades innovadoras, con empresas de envergadura global, hace esta colaboración un reto inspirador para nuestra empresa.

Con este servicio, HS Asesores podrá prestar soporte a empresas suizas que quieran encontrar a socios en el mercado español, bien para exportar, para validar proyectos de innovación o para invertir. Asimismo, ayuda con la constitución de filiales en España, así como la selección de personal, la localización de empresas, el asesoramiento en cuestiones fiscales y financieras en nuestro país, así como la gestión de sus equipos humanos. También en los procesos de innovación, desde la idea hasta la puesta en el mercado de soluciones novedosas, definiendo sus modelos de negocio y la propuesta de valor.

How does the maternity/paternity replacement contract in Spain change from 1 September?

How does the maternity/paternity replacement contract in Spain change from 1 September?

agosto 31, 2023 | Asesoramiento, Laboral

On 10 January, Royal Decree-Law 1/2023 was published in the BOE (Official Spanish State Gazette), which modifies the Social Security discounts for employment contracts and affects temporary contracts as of 1 September this year.

As of today, there are reductions in Social Security contributions, both for workers on maternity or paternity leave, as well as those at risk of pregnancy. There are also reductions that apply to the person who is hired as a substitute for the worker during the period of parental leave.

Furthermore, the profile of the person who can be hired to replace the worker on maternity/paternity leave has also been limited.

Below is a summary of the new conditions applicable from 1 September 2023:

– With regard to Social Security discounts for the person hired as a temporary maternity or paternity replacement contract, the company may only receive a maximum bonus of €366 per month, prorated by the number of hours contracted. This amount corresponds to the equivalent of the Minimum Interprofessional Wage. The difference in contributions corresponding to a higher salary must be paid by the hiring company.

– Likewise, the Social Security bonuses for workers on leave for childcare or pregnancy risk are also reduced to €366 per month, prorated by the number of hours contracted. As with the substitute, the difference in contributions must be paid by the hiring company.

– Finally, the profile of the worker that can be hired as a substitute in order to benefit from bonuses is limited. In contrast to the legislation applicable until now, from now on only unemployed persons under 30 years of age may be hired. Otherwise, the company will not receive any kind of bonuses.

¿Cómo cambia el contrato de sustitución de maternidad/paternidad desde el 1 de septiembre?

¿Cómo cambia el contrato de sustitución de maternidad/paternidad desde el 1 de septiembre?

agosto 31, 2023 | Asesoramiento, Laboral

El pasado 10 de enero fue publicado en el BOE el Real Decreto-ley 1/2023 el cuál modifica las bonificaciones a la Seguridad Social en la contratación laboral y afecta a los contratos temporales a partir del día 1 de septiembre del presente año.

Desde hoy se producen reducciones en las bonificaciones a la Seguridad Social, tanto de los trabajadores que se encuentren de baja por maternidad o paternidad, como la que tenga riesgo de embarazo. También de las bonificaciones a la Seguridad Social que se aplican a la persona que se contrate como sustituta de la persona trabajadora, durante su periodo de baja temporal.

Además, también se limita el perfil de la persona que puede ser contratada para sustituir al trabajador de baja por maternidad/paternidad. 

Incluimos  a continuación el resumen de las nuevas condiciones aplicables desde el 1 de septiembre de 2023:

– Respecto a las bonificaciones a la Seguridad Social de la persona que se contrate como contrato temporal de sustitución por maternidad o paternidad, la empresa solo podrá bonificarse un máximo de 366€ mensuales, prorrateados por el número de horas contratadas. Esta cuantía corresponde con las equivalentes al Salario Mínimo Interprofesional. La diferencia respecto a las cotizaciones que correspondan a un salario mayor, deberán ser abonadas por la empresa contratante.

– Asimismo, las bonificaciones a la Seguridad Social del trabajador en baja por cuidado de menores o por riesgo de embarazo también se reducen a 366€ mensuales, prorrateados por el número de horas contratadas. Al igual que la persona sustituta, la diferencia de cotizaciones deberá ser abonada por la empresa contratante.

– Por último, se limita el perfil de la empresa que puede ser contratada como sustituta para disfrutar de bonificaciones. A diferencia de la legislación aplicable hasta ahora, desde hoy solo se podrán contratar a personas desempleadas menores de 30 años. En caso contrario, la empresa no tendrá bonificaciones de ningún tipo.