Desde la entrada en vigor del Real Decreto Ley 8/2019 todas las empresas están obligadas a llevar el registro de control horario de sus trabajadores, reflejando la entrada y salida de los mismos a sus puestos de trabajo. Con ello, se pretende controlar las horas de trabajo efectivo de todos los empleados, con independencia del tipo de contrato y las características de las empresas.
Hasta la fecha, se permitía llevar el registro tanto en papel, con la firma de los trabajadores a la entrada y a la salida de los centros de trabajo o bien mediante dispositivos con la huella táctil. Sin embargo, ambas opciones van a dejar de ser utilizables desde enero, cuando entre en vigor la nueva modificación de la norma.
Respecto a la huella digital, la Agencia Española de Protección de Datos ha emitido un informe en el que afirma que el uso de datos biométricos (la huella dactilar) equivale a almacenar datos personales que permitiría identificar a los empleados y, que, por tanto, no se debe usar pues la normativa del registro horario no lo incluye. Recomienda, en su lugar, usar sistemas con tarjetas u otros métodos de identificación.
Según apunta el Ministerio de Trabajo, desde enero de 2025 el registro horario de la jornada deberá hacerse de forma digital , bien con un terminal de control de presencia de los trabajadores, o mediante la firma de documentos digital por App. También se podrá fichar con una tarjeta o con un código único para cada empleado. Cada empresa, dependiendo de sus necesidades, deberá implementar el tipo de terminal digital que mejor se adapte a sus circunstancias para el registro del control horario de la jornada laboral de sus trabajadores.
Éste se extenderá a todos los trabajadores y tipos de trabajo. Es decir, aquellos que realicen trabajos en remoto o de forma itinerante, como comerciales, técnicos u obreros, por ejemplo, también deberán registrar su jornada diariamente. Por ello, hay opciones que permiten acceso web y app desde el móvil.
Además, como novedad, se deben registrar también todas las pausas que realice el trabajador obligatoriamente.
Con esta nueva modificación, estos datos deben cumplir con los siguientes requisitos:
- Tener un registro digital del horario de inicio y fin de la jornada laboral de todos los trabajadores. El control de la jornada se debe realizar diariamente y es independiente de la posible flexibilidad horaria que se pueda dar a los trabajadores o del trabajo en sede fija, itinerante o en remoto.
- Conservar esta información durante cuatro años.
- Tener esta información a disposición de los trabajadores, sus representantes e inspectores laborales.
- Acceso inmediato y directo a los datos por parte de la Inspección de Trabajo.
- No se permitirá ni registro en papel ni aquel en el que se puedan modificar datos
- Cumplimiento de la normativa del GDPR
No cumplir con la Ley de control horario conlleva sanciones significativas , por lo que recomendamos se tomen las medidas adecuadas. Éstas son:
- Leves: Desde 751 € hasta 7.500 €, si no se registran correctamente las horas trabajadas.
- Graves: De 7.501 € hasta 22.000 €, por falsificar registros o no tener un sistema de control horario.
- Muy graves: Multas de 22.001 € hasta 187.515 €m por reincidencia o fraude masivo en el registro de jornadas laborales.
La Inspección de Trabajo ha lanzado campañas específicas para controlar el cumplimiento de la norma.